MANEJO DE DOCUMENTOS

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viernes, 12 de septiembre de 2008
Adiós arrumes!Encontrar cartas, hojas de vida y hasta viejos documentos contables se ha convertido en una misión casi que imposible para muchas pymes. El volumen del contenido físico para soportar los distintos productos, servicios y procesos de negocio aumenta cada día, y aún son varias las organizaciones que no poseen un sistema de gestión de documentos que les permita almacenar la información de forma rápida y eficiente.

Este problema de logística en el manejo y conservación de documentos puede solucionarse con la digitalización (escaneo de textos e imágenes) y el empleo de un software de gestión documental que facilite el almacenamiento de la información de forma organizada, garantizando así el acceso a ésta en el momento que se requiera.

De acuerdo con Royal Technologies S.A., compañía especializada en software de gestión documental y administración corporativa de contenido, a través de la correspondencia llega casi el 80% de información a una compañía. A diferencia del archivo manual, la digitalización y el empleo de una plataforma tecnológica trae beneficios como:

- Conocer la trazabilidad de un documento, tenerlo en línea y poder hacerle observaciones sin modificarlo.

- Depurar el archivo y los documentos y evitar que sean eliminados hasta tanto hayan cumplido su ciclo de vida. Para ello debe elaborarse una tabla de retención de documentos que, de acuerdo con las disposiciones legales, permita la conservación de los mismos por un tiempo determinado.

- Se evita el deterioro de la información en papel, debido a su constante manipulación.

- Las compañías mejoran su eficiencia en el manejo de archivos y se optimiza el espacio físico empleado en éstos, pues allí se tendrán sólo los documentos con consulta mínima que por las políticas de retención documental deban ser almacenados temporal o permanentemente.

- Se optimizan los tiempos en la búsqueda de información, pues sólo basta con ingresar datos previamente establecidos para ubicar los documentos.

Es clave para las empresas antes de iniciar los procesos de mejora en la administración de su archivo asesorarse por una compañía especializada en el tema, para así conocer desde los puntos de vista operativo y legal la mejor forma de codificar y organizar la información (tanto la física, como la electrónica) y los medios para guardar las copias (CDs, microfilmaciones).

De acuerdo con Rubén Darío Yaima, instructor de gestión de la información y la documentación del Sena, los documentos tienen un ciclo de vida, en el cual adquieren un valor primario y luego secundario. Es a través de un comité evaluador de documentos que se define el carácter de cada uno para luego clasificarlos en los distintos tipos de archivos:

Archivos de Gestión: Comprende los documentos que son consultados frecuentemente, como comprobantes de egreso, entre otros. Cuando ya no son tan prioritarios, pasan al archivo central.

Archivo central: De éste hacen parte los documentos cuya consulta no es tan frecuente, pero siguen teniendo vigencia.

Archivo histórico: Es aquel al cual son transferidos los documentos del archivo central que requieren ser conservados de forma permanente, como las hojas de vida.

Por otro lado, Yaima dice que en materia de documentos digitales, éstos cada vez tienen una mayor acogida por parte de las compañías, las cuales están incrementando sus trámites a través de la Web. Tan sólo por medio de la DIAN en 2007 se presentaron de forma virtual 1.070.298 declaraciones, lo que superó en más del 50% las declaraciones virtuales presentadas en 2006 (260.161). De igual forma, la factura electrónica está ganando un terreno importante.

Normatividad

Ley 594 de 2000: Regula la archivística en el país. De acuerdo con ésta el Archivo General de la Nación es el organismo que dará las normas técnicas y pautas para la conservación de archivos y en ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos en cualquier otro medio.

Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Señala el profesor Yaima que es importante a la hora de guardar copias de la información ya digitalizada, tener en cuenta que el microfilm es un medio muy seguro ya que permite la conservación de los archivos hasta por 500 años, lo que no se garantiza con CD.

Decreto 3354 de 1954: Restringe la adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.

Decreto 2649 de 1993 (art. 134): Las empresas deben conservar de forma ordenada los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, los documentos físicos pueden destruirse transcurridos diez 10 años.

Decreto 1094 de 1996: Hace referencia a la factura electrónica, la cual como documento es equivalente a la factura de venta.

Outsourcing en gestión documental

Son varias las compañías en el mercado que brindan alternativas en digitalización, software de gestión documental y administración del contenido, a través de la figura de outsourcing, que puede ser:

Off-site: Implica la realización de los procesos en las instalaciones de la compañía que presta el servicio de outsourcing. Comprende acciones como el traslado de documentos, recepción y control de éstos, digitalización, indexación de imágenes, generación de archivos en los formatos requeridos por las compañías, las cuales a través de un software especial proporcionado por el outsourcing, podrán consultar los documentos. Las compañías según su infraestructura, decidirán si luego de tener en línea los documentos permitirán la custodia y el bodegaje de los archivos físicos al outsourcing.

In-house: Cuando las empresas no quieren que sus archivos sean sacados de sus instalaciones, el outsourcing realiza el trabajo de digitalización y clasificación en el interior de la compañía. El outsourcing lleva sus equipos y personal para realizar el trabajo.